1. Indledning
Denne privatlivsbeskyttelsespolitik beskriver de principper for behandling af personlige oplysninger, som Knop & Co Advokater I/S foretager, herunder behandlingens formål, datatyper og behandlingshjemmel.
Endvidere redegør vi for sikkerhedsmæssige tiltag samt sikring af efterlevelse af databeskyttelsesforordningen.
Forkortelser vil i det følgende blive anvendt, herunder:
- DBF: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).
- DBL: Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven).
2. Vi tager din persondatabeskyttelse alvorligt
Knop & Co Advokater behandler som led i vores juridiske rådgivning persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.
Når du bliver klient hos os, giver du samtidig samtykke til at behandle de personoplysninger, som du giver os til brug for sagsbehandlingen, jf. pkt. 3.
Den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af dine personlige data, er: Knop & Co Advokater I/S, cvr.nr.: 32 75 69 05.
Har du spørgsmål, kan du altid kontakte os:
Knop & Co Advokater I/S
Pilestræde 45, 5. sal
1112 København K
Telefon: +45 33 11 26 26
Mail: info@advokatknop.dk
3. Vi behandler denne type data om dig
Vi indsamler, anvender og opbevarer data om dig i forbindelse med, at du er klient, part, vidne, skønsmand, arving, medarbejder hos vores klient / parter mv. Det er blandt andet persondata, som vi i henhold til lovgivningen skal behandle men også persondata, som er nødvendige i forhold til det arbejde, som vi udfører som advokater.
De data, vi behandler, omfatter:
- Almindelige persondata, eksempelvis navn, adresse, telefonnummer (fastnet og/eller mobil) og kontakt-e-mailadresse når vi indgår aftale om juridisk bistand og med henblik på at forfølge vores legitime interesser ved nuværende klientrelationer, jf. DBF-artikel 6, stk. 1, litra b og f.
- CPR-nummer, hvor det er nødvendigt for at løse den opgave vi har påtaget os, og med henblik på hvidvaskkontrol, jf. DBF-artikel 6, stk. 1, litra c, og DBL § 11, stk. 2, nr. 1.
- Andre oplysninger nødvendige for vores sagsbehandling.
Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre klientforholdet og vores opdrag betinger et behov for dette, jf. DBF-artikel 9, stk. 2, litra f. Det kan være helbredsoplysninger i forbindelse med tilskadekomst, ansættelsesforhold, dødsboer, testamenter og kontraktskrivning. Listen er ikke udtømmende. Opdraget er beskrevet i vores ordrebekræftelse til dig (opdraget).
Det er efter reglerne et lovligt formål at behandle dine persondata for at kunne opfylde opdraget for dig som advokater. Når du har givet os opdrag, har du derved givet os samtykke til behandling af alle persondata, der er relevante og nødvendige for at løse vores opdrag. Hvis vi ikke har et lovligt grundlag for at indhente dine persondata, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er os blevet pålagt i forbindelse med opgaven for klienten.
Har vi brug for dit samtykke, er dit samtykke frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.
4. Vores behandlingsprincipper
Formålet med behandlingen
Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige advokatmæssige formål.
Det sker til brug for:
- Advokatarbejdet, herunder som led i vores juridiske rådgivning og udarbejdelse af juridiske dokumenter
- Kommunikation med dig
- Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav
- Opfyldelse af lovkrav, fx ved indsamling af oplysninger som følge af hvidvaskloven, jf. DBF-artikel 6, stk. 1, litra c, og DBL § 11, stk. 2, nr. 1.
Vi opbevarer kun dine oplysninger i det omfang og tidsrum, det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen.
Nogle oplysninger opbevarer vi dog i en efterfølgende periode på 5 år som påkrævet efter hvidvasklovgivningen og bogføringslovgivningen.
Vi behandler kun relevante persondata
Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor og/eller i vores aftale med dig. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.
Vi behandler kun nødvendige persondata
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores arbejde. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, er nødvendige for at opfylde en aftale eller en anden retlig forpligtelse.
Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata
Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere persondata løbende.
Da vores arbejde er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data, efter du har modtaget ordrebekræftelsen. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.
For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.
Vi videregiver ikke dine persondata, uden vi har lov til det
Vi videregiver kun dine persondata til aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx i forbindelse med retssagsbehandling, tinglysning, registreringer, indberetninger til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig. Det kan bl.a. være når vi fører retssager, klager over offentlige afgørelser eller forsikringssager.
Vi videregiver ikke persondata til brug for markedsføring.
Vi videregiver ikke dine persondata til aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS.
5. Cookies, formål og relevans på vores hjemmeside
Vi placerer kun tekniske og nødvendige cookies, der sikrer, at vores hjemmeside fungerer. Denne form for cookie er undtaget for kravet om samtykke.
6. Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesforordningens kapitel 3 har du en række rettigheder, som du kan påberåbe, når vi behandler oplysninger om dig i forbindelse med vores juridiske rådgivning.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst under pkt. 2.
Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet, slettet, begrænset eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, vi har modtaget din henvendelse.
Du har ret til at få adgang til dine persondata (DBF-artikel 15)
Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data.
Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, herunder vores tavshedspligt under retsplejeloven som advokater eller af hensyn til klientfortrolighedsbeskyttelse.
Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet (DBF-artikel 16 og 17)
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.
Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata, fx hvis dataene ikke længere er korrekte.
Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om din anmodning er berettiget og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du har ret til at få begrænset behandlingen (DBF-artikel 18)
Du har efter nærmere omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen. Hvis behandlingen begrænses, må vi kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, med henblik på at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata (DBF-artikel 21)
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at stoppe behandlingen af dine persondata.
7. Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed
Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores advokater og andre medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe for dig, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt i medfør af DBF-artikel 34.
8. Klage
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.